Handelsbetingelser

1. Aftalens parter og anvendelse

Instito leveres af Responsia. Betingelserne gælder mellem Responsia og den bruger eller institution, der opretter en konto eller accepterer en institutionslicens.

Den gratis personlige konto kan oprettes af en enkelt medarbejder. Institutionslicensen er en erhvervsaftale med institutionen eller den organisation, der bestiller og betaler.

2. Hvad omfatter Instito?

Instito kan blandt andet omfatte personligt timeoverblik, normberegning, arbejdstidsregistrering, vagtplanlægning, bemandingsforslag, dokumentation, eksport og institutionsadministration. De funktioner, der konkret er omfattet, fremgår af bestillingen og den aktuelle løsning.

Instito er et administrativt støtteværktøj. Institutionen har fortsat ansvaret for korrekte arbejdstidsregler, løn, bemanding, personaleafgørelser og overholdelse af lovgivning og lokale aftaler.

3. Gratis personlig konto

Den personlige medarbejderkonto er gratis og kræver ikke betalingskort. Brugeren kan føre sit private timeoverblik og benytte de gratis funktioner, der fremgår af løsningen.

En angivet tilknytning til en institution giver ikke automatisk institutionen adgang til brugerens private data. Fælles funktioner kræver relevant tilknytning, adgang og eventuel særskilt godkendelse.

4. Gratis periode og institutionslicens

Institutionen kan bruge den almindelige institutionsløsning uden betaling i 90 dage, når det fremgår af tilbuddet eller bestillingsflowet. Det er ikke en begrænset demo: Institutionen oprettes i den rigtige løsning og kan tage de omfattede funktioner i brug med det samme.

Betaling begynder først efter den gratis periode og kun, når en bemyndiget person udtrykkeligt har accepteret institutionslicensen og prisen. Den person, der accepterer, bekræfter at have ret til at indgå aftalen på institutionens vegne. Instito kan bede om dokumentation eller afvise en bestilling, hvis oplysninger eller bemyndigelse ikke kan bekræftes.

5. Pris og betaling

Den gældende pris og eventuelle medarbejderinterval vises før accept og i ordrebekræftelsen. Offentligt viste institutionspriser er eksklusive moms, medmindre andet er angivet.

• Faktureringen begynder efter den gratis periode, når den betalte institutionslicens aktiveres.
• Den første faktura udstedes ved overgangen til den betalte institutionslicens. Herefter faktureres institutionslicensen som udgangspunkt månedligt forud.
• Betalingsfristen er som udgangspunkt 30 dage fra fakturadatoen, medmindre andet står i tilbuddet eller ordrebekræftelsen.
• Der opkræves ikke opsætningsgebyr, når det fremgår af bestillingen.
• Fakturering kan ske via e-mail eller EAN efter de aftalte faktureringsoplysninger.

Ved manglende betaling kan Instito sende påmindelse og efter rimeligt varsel begrænse institutionsfunktionerne. Lovlige renter og gebyrer kan opkræves.

6. Varighed og opsigelse

Institutionslicensen løber, indtil den opsiges, og kan opsiges med tre måneders varsel til udgangen af en måned. Institutionen betaler for licensen og kan bruge institutionsfunktionerne i hele opsigelsesperioden, medmindre andet aftales skriftligt.

Opsigelse skal sendes via kontaktsiden. Instito bekræfter opsigelsen og oplyser aftalens slutdato.

Den gratis personlige konto kan lukkes efter brugerens anmodning. Oplysninger, der fortsat skal opbevares af lovmæssige eller dokumentationsmæssige grunde, kan blive arkiveret med begrænset adgang.

7. Kundens ansvar

Brugeren og institutionen skal:

• give korrekte og opdaterede oplysninger samt beskytte login og adgang;
• tildele roller og adgang efter arbejdsopgaver og fjerne adgang, når den ikke længere er nødvendig;
• sikre et lovligt grundlag for behandling af medarbejderoplysninger og informere medarbejderne;
• kontrollere beregninger, forslag og vagtplaner, før de anvendes;
• undlade at skrive diagnoser eller andre unødvendige følsomme oplysninger i fritekstfelter;
• bruge løsningen lovligt og ikke forsøge at omgå sikkerhed eller adgangskontrol.

8. Drift, ændringer og support

Instito bestræber sig på stabil drift, men kan foretage vedligeholdelse, sikkerhedsopdateringer og nødvendige ændringer. Planlagt vedligeholdelse varsles, når det er praktisk muligt.

Funktioner kan ændres for at forbedre sikkerhed, brugervenlighed eller overholde regler. Væsentlige forringelser af en betalt ydelse varsles rimeligt. Support ydes via de kontaktmuligheder, der fremgår af hjemmesiden og aftalen.

9. Data, eksport og databehandleraftale

Institutionen ejer ansvaret for sine data og kan få dem udleveret eller eksporteret i de formater, løsningen understøtter. Institutionen bør hente nødvendige eksporter før aftalens ophør.

Når Instito behandler medarbejderdata på institutionens vegne, indgås en databehandleraftale. Den beskriver blandt andet instrukser, sikkerhed, underdatabehandlere, bistand og sletning. Læs også privatlivspolitikken.

10. Rettigheder til løsningen

Instito og tilhørende design, kode, tekster og funktioner tilhører leverandøren eller dennes licensgivere. Kunden får en begrænset, ikke-eksklusiv brugsret i aftaleperioden. Kundens egne data forbliver kundens eller de registreredes data.

11. Ansvar

Parternes ansvar følger dansk rets almindelige regler. Instito er ikke ansvarlig for beslutninger, som institutionen træffer på baggrund af ukontrollerede forslag, forkerte kundedata eller anvendelse uden for løsningens formål.

Instito hæfter ikke for indirekte tab i det omfang, det lovligt kan aftales. Begrænsningen gælder ikke ved forsæt, grov uagtsomhed eller ansvar, som ikke lovligt kan begrænses.

12. Ændringer i betingelserne

Instito kan opdatere betingelserne ved ændringer i løsningen, lovgivningen eller driften. Væsentlige ændringer for en betalt institution varsles rimeligt før ikrafttræden. Prisændringer får tidligst virkning for en fremtidig betalingsperiode efter varslet.

13. Lovvalg, uenighed og kontakt

Aftalen er underlagt dansk ret. Parterne skal først forsøge at løse uenigheder gennem dialog. Hvis det ikke lykkes, afgøres sagen ved de almindelige danske domstole.

Spørgsmål, bestilling og opsigelse kan sendes via kontaktsiden.